Ce contine fisa postului

Importanta fisei postului

Fisa postului este un document esential in cadrul oricarei organizatii, definind responsabilitatile, cerintele si asteptarile pentru un anumit rol. Aceasta serveste nu doar angajatorului, ci si angajatului, oferindu-i claritate asupra sarcinilor sale si stabilind un cadru pentru evaluarea performantei.

Potrivit unui studiu realizat de Societatea pentru Managementul Resurselor Umane (SHRM), peste 70% dintre angajatori considera ca o fisa de post bine structurata contribuie semnificativ la performanta angajatilor. In plus, o fisa clara a postului poate ajuta la reducerea conflictelor de rol si a confuziilor, imbunatatind comunicarea intre membrii echipei.

De asemenea, fisele posturilor sunt esentiale in procesele de recrutare si selectie, oferind un punct de referinta pentru evaluarea candidatilor. Fara o fisa de post clar definita, angajatorii pot avea dificultati in a determina daca un candidat este potrivit pentru pozitia respectiva.

In contextul unui mediu de lucru dinamic, fisele posturilor pot servi drept un instrument pentru mentorat si dezvoltare profesionala, permitand angajatilor sa inteleaga mai bine ce abilitati si competente sunt necesare pentru a avansa in cariera.

Responsabilitatile si sarcinile specifice

Un element central al oricarei fise a postului il constituie detalierea responsabilitatilor si sarcinilor specifice. Acestea trebuie sa fie clare, concise si detaliate pentru a asigura intelegerea perfecta de catre angajat.

In general, responsabilitatile sunt descrise sub forma unei liste, iar sarcinile sunt detaliate in functie de frecventa si importanta acestora. Aceasta sectiune ar trebui sa cuprinda:

– Descrierea generala a rolului: care este scopul principal al pozitiei in cadrul organizatiei si cum contribuie aceasta la atingerea obiectivelor companiei.

– Sarcini zilnice: activitatile care trebuie realizate zilnic pentru a mentine operatiunile in parametri normali.

– Sarcini saptamanale sau lunare: activitati mai complexe sau mai putin frecvente care sunt necesare pentru indeplinirea obiectivelor pe termen mediu.

– Responsabilitatile de raportare: cui trebuie sa raporteze angajatul si ce tip de rapoarte sunt necesare.

– Interactiuni cu alte departamente: colaborari necesare cu alte sectii sau echipe pentru realizarea sarcinilor.

O descriere detaliata a responsabilitatilor nu doar ca ofera claritate angajatului, dar faciliteaza si evaluarea performantei sale de catre superiorii ierarhici. In lipsa acestei claritati, pot aparea neconcordante intre asteptarile angajatorului si ceea ce considera angajatul ca fiind rolul sau.

Cerinte educationale si experienta

Fisa postului trebuie sa specifice cerintele educationale si experienta necesara pentru ocuparea pozitiei respective. Acestea sunt esentiale pentru a asigura ca persoana angajata detine cunostintele si abilitatile necesare pentru a realiza sarcinile la un nivel optim de performanta.

De exemplu, pentru o pozitie de inginer software, o fisa de post ar putea include urmatoarele cerinte educationale si experienta:

– Studii universitare: diploma in informatica sau un domeniu conex.

– Experienta profesionala: cel putin 3 ani de experienta in dezvoltarea de software.

– Abilitati tehnice: cunostinte avansate in limbaje de programare precum Java sau Python.

– Certificari: certificari in domenii specifice, cum ar fi managementul proiectelor sau securitatea cibernetica.

– Limbi straine: capacitatea de a comunica fluent in engleza, daca este necesar pentru rol.

Includerea acestor cerinte ajuta la filtrarea candidatilor in timpul procesului de recrutare, asigurandu-se ca doar cei care indeplinesc criteriile minime sunt luati in considerare pentru interviu. De asemenea, aceste cerinte ajuta la stabilirea unui standard de performanta si competente pentru angajati, ceea ce poate contribui la dezvoltarea profesionala si formarea continua.

Competente cheie si abilitati

Competentele si abilitatile sunt esentiale pentru determinarea succesului unui angajat intr-o pozitie. O fisa a postului trebuie sa evidentieze aceste competente, deoarece ele definesc cum va indeplini angajatul sarcinile si responsabilitatile atribuite.

Exemple de competente si abilitati care ar putea fi incluse intr-o fisa de post sunt:

– Abilitati de comunicare: capacitatea de a transmite clar si eficient informatii atat verbal, cat si in scris.

– Leadership: abilitatea de a motiva si ghida o echipa catre atingerea obiectivelor comune.

– Rezolvarea problemelor: aptitudinea de a identifica problemele, de a dezvolta solutii viabile si de a le implementa eficient.

– Adaptabilitate: capacitatea de a se adapta rapid la schimbari si de a lucra eficient in medii dinamice.

– Atentie la detalii: meticulozitatea in a observa detalii si a asigura calitatea muncii.

Competentele sunt adesea mai dificil de evaluat decat cerintele educationale sau experienta, deoarece implica evaluarea unor caracteristici personale sau trasaturi de comportament. Insa, includerea lor in fisa postului este esentiala pentru a asigura ca angajatul nu doar ca are cunostintele si experienta necesare, dar si comportamentul si atitudinea potrivite pentru rolul respectiv.

Conditiile de munca

Descrierea conditiilor de munca este un alt aspect important al fisei postului, deoarece ofera angajatului o idee clara despre mediul in care va lucra si asteptarile legate de acesta. Acestea pot include detalii despre programul de lucru, locatia muncii sau cerintele fizice ale postului.

Elementele care ar putea fi incluse la acest capitol sunt:

– Program de lucru: orele de inceput si sfarsit ale unei zile de lucru, precum si eventualele cerinte de lucru in weekend sau seara.

– Locatia: daca pozitia este la birou, remote sau o combinatie intre cele doua.

– Cerinte fizice: daca postul implica ridicarea de greutati, statul in picioare perioade lungi sau alte cerinte fizice specifice.

– Echipamente necesare: ce echipamente tehnice sau de protective sunt necesare pentru a indeplini sarcinile.

– Politici de securitate si sanatate: informatii despre masurile de securitate si sanatate care trebuie respectate.

Aceste informatii nu doar ca sunt utile pentru angajat, dar sunt esentiale si pentru respectarea normelor de siguranta si sanatate in munca. Organizatii precum Agentia Europeana pentru Securitate si Sanatate in Munca subliniaza importanta unei descrieri clare a conditiilor de munca pentru prevenirea accidentelor si a bolilor profesionale.

Criterii de evaluare a performantei

O fisa de post eficace include criterii de evaluare a performantei, oferind astfel un cadru pentru evaluarea angajatilor. Aceste criterii ajuta la identificarea ariilor in care angajatul excela sau, dimpotriva, necesita imbunatatiri.

Criteriile de evaluare pot include:

– Obiective de performanta: stabilirea unor obiective clare si masurabile pe care angajatul trebuie sa le atinga intr-o anumita perioada.

– KPI-uri (Indicatori Cheie de Performanta): metrici specifice care masoara succesul activitatilor angajatului.

– Feedback de la colegi: evaluarea performantelor prin prisma colaborarii si a interactiunii cu ceilalti membri ai echipei.

– Autoevaluare: oportunitatea pentru angajat de a reflecta asupra propriilor performante si de a identifica ariile de imbunatatire.

– Recenzii periodice: intalniri regulate intre angajat si manager pentru a discuta progresul si a ajusta obiectivele, daca este necesar.

Stabilirea unor criterii clare de evaluare a performantei este esentiala nu doar pentru dezvoltarea profesionala a angajatului, dar si pentru succesul general al organizatiei. Conform unui studiu realizat de Institutul Gallup, companiile care implementeaza evaluari regulate ale performantei au o probabilitate cu 14,9% mai mare de a depasi competitorii in ceea ce priveste profitabilitatea.

Procedura de actualizare a fisei postului

Fisa postului nu este un document static; ea trebuie actualizata periodic pentru a reflecta schimbarile in structura organizatiei, in tehnologie sau in mediul de business. Procedura de actualizare este esentiala pentru a asigura ca fisa de post ramane relevanta si utila.

Elementele implicate intr-o procedura de actualizare eficienta ar putea include:

– Revizuirea anuala: o evaluare periodica a fisei postului, de obicei anuala, pentru a verifica daca responsabilitatile si cerintele sunt inca actuale.

– Feedback de la angajati: colectarea de informatii de la angajati despre relevanta si claritatea fisei postului.

– Modificari legislative: adaptarea fisei de post pentru a respecta modificarile in legislatie sau in reglementarile industriei.

– Schimbari organizationale: ajustarea fisei postului in cazul unei restructurari sau reoganizari in cadrul companiei.

– Tehnologia si inovatiile: actualizarea fisei pentru a include noi tehnologii sau procese adoptate de companie.

Prin mentinerea unei fise de post actualizate, organizatiile pot asigura ca angajatii sunt bine informati si pregatiti pentru a-si indeplini sarcinile eficient si in conformitate cu cerintele curente ale postului. Aceasta este esentiala pentru a asigura alinierea intre obiectivele angajatilor si cele ale organizatiei, contribuind astfel la succesul durabil al acesteia.